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Per approfondire finalità e caratteristiche dei cookie e per apprendere come rifiutarne l’autorizzazione  puoi consultare anche le relative FAQ del Garante della Privacy e la guida di All About Cookies e quella di Your Online Choice.

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REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI – DISPOSIZIONI IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (di seguito, “RGPD”) impone obblighi specifici ai titolari e ai responsabili del trattamento di dati personali. In particolare, l’RGPD impone ai titolari e ai responsabili del trattamento di stipulare appositi contratti contenenti clausole tipo adottate dalla Commissione europea per la protezione dei dati personali oggetto del trattamento.

Adveo (*) (di seguito, “Adveo”) e la ditta sottoscritta (di seguito, il “Cliente”, e congiuntamente con Adveo, le “Parti”) hanno stipulato un Contratto quadro, o altro accordo od ordine di servizio scritto, di cui il presente Addendum è parte integrante (collettivamente, il “Contratto”), in virtù del quale Adveo si impegna a fornire al Cliente beni e/o servizi suscettibili di comportare il trattamento dei suoi dati personali (di seguito, i “Beni/Servizi”). Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali (la durata, l’oggetto e le finalità del trattamento, nonché le tipologie di dati personali oggetto di trattamento e le categorie di interessati ai quali si riferiscono i dati personali, come descritto nel Contratto, od eventuali ordini di servizio associati), la ditta o ditte del Cliente beneficiarie dei nostri Beni/Servizi agiscono in qualità di titolare del trattamento, mentre Adveo agisce in qualità di responsabile del trattamento.

Il presente Addendum stabilisce le disposizioni dell’RGPD applicabili ai dati personali oggetto di trattamento da Adveo o tramite i sistemi di eventuali Sub-responsabili associati alla fornitura dei Beni/Servizi.

A decorrere dal 25 maggio 2018, data in cui entra in vigore l’RGPD (la “Data effettiva”), le Parti convengono quanto segue:

1. I termini che iniziano in maiuscola nel presente Addendum assumono il significato stabilito nell’articolo 4 RGPD e nel Contratto, salvo altrimenti definito nel presente Addendum:

a) “Stato membro” indica, di volta in volta, qualsiasi Stato membro dell’Unione europea (“UE”) o dello Spazio economico europeo (“SEE”).
b) “Sub-responsabile” indica qualsiasi terza persona, giuridica o fisica, (diversa dai dipendenti di Adveo), società affiliate di Adveo incluse, incaricata da Adveo ai sensi del Contratto del trattamento dei dati personali per conto di Adveo al fine di fornire i Beni/Servizi. Per “Sub-responsabile” si intende qualsiasi delle categorie di soggetti di cui all’Allegato A.
c) “Trasferimento” indica, con qualsiasi mezzo fisico od elettronico, attraverso i confini nazionali, sia (a) la circolazione di dati personali da un luogo o persona ad altri, sia (b) la concessione dell’accesso ai dati personali da un luogo o persona ad altri.

2. Di conformità al paragrafo 3, articolo 28 RGPD, Adveo si impegna (e garantisce che ogni Sub-responsabile, agendo sotto il controllo di Adveo, si impegni) a:

a) procedere al trattamento dei dati personali solamente (i) se necessario per fornire i Beni/Servizi; e (ii) in conformità a specifiche istruzioni documentate come stabilite nell’Allegato B, o come altrimenti stabilito nel Contratto ed eventuali ordini di servizio associati, salvo altrimenti disposto dalle normative vigenti in qualsiasi Stato membro (nel qual caso, Adveo è tenuta a notificare al Cliente tale disposizione normativa, salvo la normativa stessa ne proibisca la divulgazione per motivi importanti di interesse pubblico);

b) garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si impegnino a loro volta tutelarne la riservatezza in conformità ad appositi patti vincolanti od obblighi di legge;

c) adempiere all’articolo 32 RGPD. Vale a dire, tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso: (i) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali; (ii) la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento; (iii) la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico; (iv) una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

d) assistere il Cliente con adeguate misure tecniche e organizzative, nella misura del possibile, per l’adempimento dell’obbligo del Cliente di rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati a norma della sezione III RGPD, tenendo conto della natura del trattamento;

e) adempiere (e assistere il Cliente ad adempiere) agli obblighi di notifica e di comunicazione in caso di violazione dei dati personali (articoli 33 e 34 RGPD e successiva clausola 5 del presente Addendum), di valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (articolo 35 RGPD) e di consultazione preventiva (articolo 36 RGPD), tenendo conto in ogni caso della natura del trattamento e delle informazioni disponibili per Adveo;

f) cancellare o restituire tutti i dati personali a richiesta del Cliente, a sua discrezione, una volta conclusa la fornitura dei Beni/Servizi associati al trattamento, nonché eliminare le copie esistenti, salvo le normative vigenti nello Stato membro impongano ad Adveo l’obbligo di conservare tali dati personali;

g) fornire al Cliente tutte le informazioni necessarie per dimostrare l’adempimento degli obblighi di cui all’RGPD e consentire e cooperare alle attività di audit, ispezioni incluse, condotte dal Cliente o altro revisore incaricato dal Cliente; e

h) informare immediatamente il Cliente se, in opinione di Adveo, un’istruzione costituisca una violazione dell’RGPD o di altre norme di legge dello Stato membro in materia di protezione dei dati.

3. Il Cliente prende atto della facoltà di Adveo di incaricare dei Sub-responsabili per il trattamento dei dati personali per conto di Adveo. Il Cliente autorizza espressamente Adveo a incaricare qualsiasi dei Sub-responsabili di cui all’Allegato A. Adveo si impegna da parte sua a imporre a detti Sub-responsabili dei termini e condizioni per la protezione dei dati personali identici a quelli previsti dal presente Addendum. Qualora un Sub-responsabile non adempia i propri obblighi di protezione dei dati personali, Adveo assume comunque la piena responsabilità nei confronti del Cliente per l’adempimento di detti obblighi di protezione dei dati del Sub-responsabile.

a) Adveo ha facoltà di procedere al Trasferimento i dati personali a un Sub-responsabile con la finalità di fornire i Beni/Servizi, ai seguenti termini e condizioni: (i) Adveo si impegna a tenere un elenco aggiornato dei Sub-responsabili destinatari di tale Trasferimento e a fornire tale elenco al Cliente a sua richiesta; (ii) Adveo si impegna a notificare previamente al Cliente l’eventuale aggiunta di nuovi Sub-responsabili a detto elenco e a offrirgli la possibilità di opporvisi; (ii) il Cliente ha un termine di quindici (15) giorni di calendario da tale avviso per opporsi per ragionevoli motivi afferenti la protezione dei dati personali, nel qual caso Adveo è tenuta ad accettare tale opposizione alle seguenti condizioni (a totale discrezione di Adveo): (a) Adveo si impegna a rinunciare a incaricare il Sub-responsabile del trattamento dei dati personali del Cliente o ad offrire un’alternativa per la fornitura dei Beni/Servizi prescindendo da tale Sub-responsabile; oppure (B) Adveo si impegna ad adottare le misure correttive richieste dal Cliente (accogliendo così l’opposizione formulata dal Cliente) e a continuare a utilizzare il Sub-responsabile per il trattamento dei dati personali; oppure (C) Adveo ha facoltà di cessare di fornire, o il Cliente ha facoltà di non utilizzare (temporaneamente o permanentemente), l’aspetto particolare dei Beni/Servizi implicante il ricorso a detto Sub-responsabile per il trattamento dei dati personali, dietro mutuo accordo tra le Parti per adeguare la remunerazione della fornitura dei Beni/Servizi in considerazione della riduzione della sua portata.

b) Eventuali obiezioni rispetto a un Sub-responsabile devono inoltrarsi ad Adveo seguendo le indicazioni stabilite nella relativa notifica. Qualora nessuna delle opzioni di cui sopra risulti ragionevolmente fattibile e l’opposizione non venga risolta con reciproca soddisfazione di entrambe le Parti entro trenta (30) giorni dopo la ricezione da parte di Adveo dell’opposizione del Cliente, e Adveo non sia in grado di modificare la fornitura dei Beni/Servizi per evitare il Trasferimento dei dati al Sub-responsabile in questione, il Cliente si riserva il diritto di revocare il suo consentimento al trattamento dei dati personali e di reclamare un rimborso pro-rata per spese anticipate a titolo dei servizi non eseguiti alla data della revoca di tale consentimento. Adveo ha comunque facoltà di sostituire un Sub-responsabile qualora tale cambio sia motivato da cause estranee al ragionevole controllo di Adveo. In tal caso, Adveo è tenuta a notifica al Cliente la sostituzione non appena ragionevolmente possibile, e il Cliente a sua volta si riserva il diritto di opporsi alla designazione del Sub-responsabile sostituto ai sensi della presente clausola 3, lettera a, punto III.

4. In conformità al paragrafo 3, lettera (a), articolo 28 RGPD, Adveo si impegna ad astenersi dal procedere al Trasferimento (e ad impedire ai Sub-responsabili approvati di procedere al Trasferimento) dei dati personali del Cliente all’esterno dello Stato membro senza il preventivo consenso di quest’ultimo. Adveo intende che, ai sensi della sezione V RGPD, deve sussistere una protezione adeguata dei dati personali dopo il Trasferimento, impegnandosi in tal caso, a richiesta del Cliente, a stipulare un apposito contratto con il Cliente per disciplinare detto Trasferimento includendo, a titolo esemplificativo e non limitativo, clausole tipo adottate dalla Commissiona europea (da titolare a responsabile) salvo esista un altro meccanismo di adeguatezza per il Trasferimento come, a titolo esemplificativo e non limitativo, lo scudo UE-USA per la privacy per trasferimenti di dati verso gli Stati Uniti d’America.

5. Adveo si impegna ad indagare tempestivamente tutte le denunce di accesso non autorizzato, uso o divulgazione dei dati personali. In conformità ai paragrafi 1 e 2, articolo 33 RGPD, in caso di violazione dei dati personali, Adveo è tenuta a notificare la violazione al Cliente senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza. In aggiunta alle modalità di notifica stabilite nel Contratto, in caso di violazione dei dati personali, la notifica al Cliente dovrà essere eseguita anche rivolgendosi:

al telefono: +39.0523866411
o all’indirizzo e-mail: privacy@adveo.com

Adveo è tenuta a prendere opportuni provvedimenti per eliminare o limitare l’esposizione dei dati personali del Cliente e a tenerlo informato sullo stato della violazione dei suoi dati personali e su tutte le questioni connesse. Adveo si impegna inoltre a prestare assistenza e cooperazione come ragionevolmente richiesto dal Cliente e/o dai suoi rappresentanti designati, rispetto a qualsiasi correzione o rimedio in caso di violazione dei dati personali e/o per la mitigazione di eventuali danni anche potenziali.

6. Adveo Group dichiara di aver nominato un responsabile globale e regionale per la protezione dei dati (DPO) per garantire un approccio integrato alla sicurezza dei dati, reperibile all’indirizzo e-mail dpo@adveo.com.

7. Le Parti prendono atto e convengono che, riguardo al trattamento dei dati personali, in conformità alle norme di legge e ai regolamenti in materia di protezione dei dati, il Cliente è il titolare del trattamento. Il Cliente a sua volta è tenuto a procedere al trattamento dei dati personali in conformità alle norme di legge e ai regolamenti in materia di protezione dei dati. A scanso di dubbi, le istruzioni del Cliente in materia di trattamento dei dati personali devono essere conformi alle norme di legge e ai regolamenti in materia di protezione dei dati. Il Cliente è l’unico responsabile per l’esattezza, la qualità e la liceità del trattamento dei dati personali e dei mezzi con cui il Cliente ha ricavato i dati personali.

8. Nella misura in cui siano applicabili alle attività di trattamento di dati di Adveo per il Cliente, Adveo si impegna a tenere tutti i registri a norma del paragrafo 2, articolo 30 RGPD, registri che è tenuta a mettere a disposizione del Cliente previa richiesta scritta.

9. Il presente Addendum integra e non sostituisce eventuali obblighi preesistenti in materia di privacy e sicurezza dei dati personali stabiliti nel Contratto, comprese eventuali clausole tipo adottate dalla Commissione europea precedentemente in essere. In caso di conflitto tra i termini e condizioni del presente Addendum e il Contratto, Adveo si impegna ad adempiere gli obblighi che garantiscono la maggior protezione per i dati personali in termini di sicurezza. In caso di conflitto o di incongruenza tra i termini e condizioni del Contratto o il presente Addendum, e i termini e condizioni di un eventuale accordo disciplinante il Trasferimento di dati personali al di fuori dello Stato membro stipulato ai sensi della clausola 4 di cui sopra, devono prevalere le clausole applicabili dell’accordo disciplinante il Trasferimento di dati personali stipulato ai sensi della clausola 4 di cui sopra.

10. Salvo altrimenti previsto nel presente Contratto, gli obblighi di cui al presente Addendum rimangono in vigore anche dopo l’estinzione del Contratto e durante tutto il periodo di tempo in cui Adveo sia autorizzata al trattamento o alla conservazione dei dati personali per conto di qualsiasi ditta del Cliente.

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